Ordlista: Vad är e-faktura?

Vad är en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som utfärdas, skickas och tas emot elektroniskt i ett strukturerat format. Det innebär att informationen i fakturan kan läsas och behandlas automatiskt av mottagarens system.

En e-faktura är inte samma sak som en faktura som skickas som PDF via e-post. För att räknas som e-faktura ska fakturan följa ett elektroniskt format som gör det möjligt att hantera uppgifterna digitalt utan manuell registrering.

E-fakturor används av företag, organisationer och offentliga aktörer för att förenkla fakturahantering och minska risken för fel. Eftersom fakturauppgifterna överförs digitalt blir processen ofta snabbare och tydligare än vid manuell hantering.

Vid fakturering till offentlig sektor finns särskilda regler. Fakturor som omfattas av e-fakturalagen ska skickas elektroniskt enligt gällande krav.

Hur används e-faktura?

E-faktura används för att skicka fakturor direkt mellan digitala system. I fakturaflödet kan e-faktura göra att:

Fakturauppgifter överförs i strukturerat format
Mottagaren kan behandla fakturan digitalt
Manuell registrering minskar
Betalningsunderlaget blir lättare att följa upp

E-faktura används både mellan företag och vid fakturering till offentliga aktörer.

Måste företag skicka e-faktura till offentlig sektor?

Ja, fakturor som omfattas av lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling ska skickas som e-faktura.